POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN O DATOS PERSONALES SALAZAR & ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S.
ENERO DE 2017
CONTENIDO:
1. Aspectos Generales
2. Definiciones
3. Principios
4.Tratamiento y finalidades
5. Derechos de los titulares
6. Encargado de Protección de Datos Personales
7. Procedimiento para ejercer los derechos de los Titulares de ls Datos Personales
8. Vigencia
9. Modificación
1. ASPECTOS GENERALES
SALAZAR & ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S., con NIT.: 830075625-6, sociedad constituidas y existentes conforme a las leyes de la República de Colombia y con domicilio en la ciudad de Bogotá, D.C., con oficinas principales en la Carrera 12 No. 84 -12 Of. 502 con número telefónico (571) 3099000, y la cual de ahora en adelante se denominarán la Firma, es una sociedad comprometida con la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas determinadas o determinables (los “datos personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su objeto social. En caso de que cualquier persona, tenga cualquier clase de solicitud relacionada con sus datos personales que reposan en las bases de datos de la Firma, deberá comunicarlo a través de la cuenta de correo electrónico info@salazarabogados.com, o de las líneas telefónicas 3099000 en la ciudad Bogotá.
La Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 886 de 2014, son las normas mediante las cuales se desarrolla en Colombia, el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas, “datos personales”, en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política y demás normas que modifiquen, adicionen o deroguen las normas mencionadas.
Por lo anterior, los Datos Personales que la Firma pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto, o cualquier otro que pueda entregarse en virtud de contratos o acuerdos que la Firma celebre con terceros, tales como, pero sin limitarse a clientes, proveedores, empleados y candidatos de trabajo.
El principal propósito de esta Política es que cualquier persona cuyos Datos Personales, hayan sido entregados en virtud de cualquier tipo de relación o motivo, conozca los tratamientos a los que serán sometidos dichos Datos Personales, cuando haya sido autorizada de manera previa, libre, informada y expresa, el tratamiento de los mismos, o en virtud de estipulación contractual o legal. En el mismo sentido, en esta Política se da a conocer cuáles son los derechos que le asisten a las personas cuyos Datos Personales reposan en las bases de datos de la Firma, cómo se pueden hacer efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con los mismos. La Firma está comprometidas con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las personas que haya sido entregada a la Firma, sólo sea tratada para las finalidades para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal o contractual existente.
2. DEFINICIONES
Para todos los efectos relacionados con estas Políticas, se tendrán las siguientes definiciones:
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales. También hay autorización del titular cuando en virtud de cualquier acuerdo o contrato suscritos con la Firma, se haya dado la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
b) Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
c) Base de Datos: Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
d) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
e) Dato sensible: es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
f) Encargado: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
g) Responsable: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez puede estar ubicado en territorio colombiano o fuera de éste.
k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
l) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, ciruclación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a treceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
3. PRINCIPIOS
La Firma, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la Firma, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley de la Firma. Para la Firma el principio de confidencialidad es transversal a ésta política dada la importancia de la relación cliente-abogado reconocida por la Corte Constitucional como secreto profesional y amparado por expresa disposición del artículo 74 de la Constitución Política. [1]
Estos principios son:
a) Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, la Firma buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
b) Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
c) Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Firma deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
d) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Firma deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la persona encargada de la protección de datos personales.
e) Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Firma que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Firma para llevar a cabo el Tratamiento.
f) Temporalidad: La Firma no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
g) Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, la Firma no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
h) Confidencialidad: La Firma debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
i) Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Firma haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
j) Individualidad: La Firma mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
h) Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Los Datos Personales tratados por la Firma deberán someterse estrictamente y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
b) Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.
c) Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
d) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
e) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
f) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
g) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Firma.
h) Procesos al interior de la Firma, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
j) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
k) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Firma.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
En virtud de lo estipulado por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Firma o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Firma, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
5. Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de la Firma, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Lo anterior, sin perjuicio de aplicar la excepción dispuesta en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, que dice: “La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos”.
6. En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las medidas necesarias para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
7. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original, o cuando la petición, queja o reclamo se realice vía correo electrónico, el solicitante deberá indicar de forma clara el número de su cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte.
6. ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En la empresa se ha dispuesto que esta labor estará a cargo de la persona encargada de Recursos Humano que se encargará de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con datos personales. Ésta será la persona encargada que de manera específica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de datos personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de estas áreas en relación con datos personales son:
a) Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus datos personales;
b) Recibir las solicitudes de conocimiento de sus datos personales; solicitudes de supresión de datos personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581; solicitudes de información sobre el tratamiento y finalidad dada a sus datos personales, y solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
c) Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
7.1. CONSULTAS
La Firma dispone de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las bases de datos de la Firma. La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento, tales y como, mecanismos físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo info@salazarabogados.como telefónicamente a través de las líneas telefónicas (57-1) 3099000 en la ciudad Bogotá.
Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:
• La identidad del Titular del Dato Personal o su representante. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o los poderes especiales o generales según sea el caso, los cuales se deberán presentar en original y con presentación personal ante notario público.
El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello por ser el Titular del dato personal, su causahabiente, su representante y/o apoderado.
Esta respuesta será enviada dentro de los diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Firma. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.
En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (15) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.
7.2. RECLAMOS
La Firma dispondrá de mecanismos para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Firma, que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de la Firma. Estos mecanismos podrán ser físicos a través del envío de comunicaciones físicas por medio de correo certificado, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Firma deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados, así:
• Deberá dirigirse a la Firma por vía electrónica a la dirección de correo info@salazarabogados.com, por vía física a la dirección Carrera 12 No. 84 -12 Of. 502 en la ciudad de Bogotá, Servicio al Cliente o por vía telefónica a las líneas telefónicas (57-1) 3099000 en la ciudad Bogotá.
Cualquier solicitud deberá contener:
• Nombre y documento de identificación del Titular.
•Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Firma requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Firma no es competente para resolverlo, dará traslado al área de Servicio al Cliente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha del recibo del reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Firma donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. VIGENCIA
Esta Política empezará a regir a partir del primero (20) de enero de dos mil diecisiete (2017). Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de la Firma, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para los fines mencionados en esta Política, y para los cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.
9. MODIFICACIONES
Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento por parte de la Firma, pero en todo caso, cualquier modificación sustancial tendrá que ser comunicada previamente a los titulares, a través un correo electrónico que será enviado a los titulares de los datos personales, siempre y cuando la Firma tenga esa información en su poder.
[1] Sentencia C-301-2012 25 de abril de 2012: “El secreto profesional en Colombia es inviolable por expresa disposición del artículo 74 de la Constitución Política. En este sentido, la Corte Constitucional ha señalado: “Como en el caso del derecho a la vida, en el del secreto profesional la Carta no dejó margen alguno para que el legislador señalara bajo qué condiciones puede legítimamente violarse un derecho rotulado "inviolable". Esa calidad de inviolable que atribuye la Carta al secreto profesional, determina que no sea siquiera optativo para el profesional vinculado por él, revelarlo o abstenerse de hacerlo. Está obligado a guardarlo”.